マニュアル作成の課題
マニュアル作成をすれば、現場の業務効率アップを期待するでしょう。しかし、実際にマニュアル作成をしてみても、現場の業務効率は変わらないこともあります。そのようなときには、何が上手くいっていないのか、課題を洗い出してみましょう。
よくあるのは、マニュアルがあまり活用されていないという場合です。時間と労力を費やしてマニュアル作成をしても、活用されないのでは、状況は改善しません。そして、マニュアルが活用されない原因としては、分かりにくかったり逆に簡単すぎる内容だったりするケースが多いです。また、マニュアルの存在そのものが、現場の従業員に認識されていないこともあります。マニュアルに分かりやすく記載されている内容を、わざわざ聞かれることもあるでしょう。
また、マニュアルの使用状況を把握できていない点も、よくある課題です。マニュアルを作成した人が現場での使用状況を把握できないと、内容の改善も難しくなるしょう。
課題の解決策
マニュアル作成における課題を洗い出したら、その解決策を考えることが大切です。マニュアルに記載されている内容が分かりにくいことで、活用されていないのであれば、内容の改善を図る必要があります。その際には、どんな点を改善すればいいのか把握しなければなりません。
現場の従業員にヒアリングをして、マニュアルについての意見を聞く必要があります。その情報を元にして、現在よりも噛み砕いた内容にしたり、簡潔な記載にしたりするなど、改善の方向性を定めましょう。
また、マニュアルそのものの存在を認識されていない場合には、マニュアルがあることを十分に周知する必要があります。現場の責任者に対して、マニュアルを活用して欲しいことを伝えるのが効果的です。
マニュアルの記載内容には問題がなく、存在が知られていないだけなら、それで解決できます。さらに、マニュアルを使用してどのように変わったのかも、現場の責任者に尋ねてみるといいでしょう。そうすれば、マニュアルの使用状況も把握できます。