更新するときのコツ
マニュアル作成は一度行えばそれで終わりではありません。業務マニュアルや作業標準書などの場合には、やり方が変更されたら、マニュアルもそれに合わせて更新する必要があります。そうでないと、マニュアルを見た従業員が古いままのやり方で業務を進めてしまう可能性があるためです。
そして、マニュアルが更新されないような事態になるのを防止するには、定期的に見直しをするのがいいでしょう。例えば、1年に1回や半年に1回といった具合です。
更新時に前回の見直しのときから変更された事項があれば、マニュアルに反映させることができます。誤字脱字などの訂正も行えるのでマニュアルの完成度が高くなります。変更されることが多い場合には、四半期に1回は1ヶ月に1回など、頻度を高くするといいでしょう。
また、重要度の高い変更があった場合には、即座にマニュアルを更新し、変更内容を反映させるのが望ましいです。そうすれば、現場の従業員にとっても業務に取り組みやすくなるでしょう。
管理はどのようにすればいいのか
マニュアルを適切に管理するためには、マニュアルの活用状況を把握できるようにしなければなりません。十分に活用されていないようであれば、マニュアル作成者が解決策を考えて実行します。
また、マニュアルの更新を行った場合には、更新前の内容も確認できるようにしておくことが重要です。どこがどのように更新されたのか分かれば、更新により改善したのかどうかが分かります。もし、更新前よりも業務効率が落ちているようであれば、更新前に戻すこともできるでしょう。
新たに項目を設けるなどする際には、フォーマットを活用するのがおすすめです。決まった形式で記載できるため分かりやすくなります。
マニュアルの更新履歴を残したりフォーマットを活用したりするなどの対策は、属人化を防止する上でも有用です。現在マニュアル作成や管理を担当している人が退職した場合でも、他の従業員にスムーズに引き継ぎできます。マニュアル作成の担当者が休暇を取るなどして不在のときにも困りません。